iStock_000003739670Large

Hoe kom je op een groot festival?

Hoe kom je op een groot festival?

‘Je commercieel aanpassen levert niet de ‘credibility’ op’

Wat moet je als band doen om op een groot festival te spelen en je eigen muziek door de speakers laten knallen? Koen Eykens van het Belgische Springtime Festival geeft een kijkje achter de schermen van het ambitieuze festival. Om een beter inzicht te verschaffen in de manier waarop festivals en de boekingen ervan in zijn werk gaan, geeft hij tips en wetenswaardigheden.

Het zijn harde tijden voor opkomende bands. Bereidwillige organisatoren lijken dungezaaid en vaak is het spelen voor een biertje om enigszins wat naamsbekendheid te vergaren. De grotere festivals zijn schijnbaar gereserveerd voor een select groepje vaste waarden. Toch betekent dit niet dat je de dromen aan de kant moet schuiven en je verzoenen met kleine cafeetjes. Ook jouw band kan op de affi ches van het betere podium prijken. Het vergt enkel de juiste aanpak en een hoop doorzettingsvermogen. Om geboekt te worden, moet je als band weten hoe het eraan toegaat binnen een dergelijke organisatie.

“Alles begint bij de evaluatie van de editie ervoor” legt Koen uit. “Enkele weken na het festival komt de kern samen en bekijken we de resultaten. Uit de evaluatie van vorig jaar bleek dat onze dj-stage meer publiek lokte dan onze mainstage. Het zou dus een logische keuze zijn om van Springtime een dance-evenement te maken, zeker zakelijk gezien. Bands zijn immers veel duurder dan dj’s, omdat ze uit meer leden bestaan. Maar dat doen we niet: we willen blijven werken met live-acts en pop- en rockbands. We geloven er als organisatie heilig in dat als we nu doorzetten, we binnenkort de kans hebben om nog grotere bands te boeken.” Ook als band kun je beter bij je principes blijven, vindt Koen. “Je commercieel aanpassen levert niet de ‘credibility’ op die je nodig hebt als band. De eigenheid van een band zorgt voor een duidelijk profiel, zodat een boeker je beter kan plaatsen. Een band die meedraait met de wind heeft ironisch genoeg veel minder kans om geboekt te worden dan een band die zijn eigenheid behoudt.”

Selectie
Zodra het budget is bepaald, gaat de crew van Springtime op zoek naar bands en dj’s voor de volgende editie. “We hebben het geluk dat het festival in de maand mei doorgaat. Zo hebben we de hele zomer om prospectie en selectie te gaan doen op andere festivals en even zelf van de muziek te genieten. Ook de periode vanaf oktober tot februari is zeer belangrijk, want dan gaan we de kleinere bands uitchecken in het clubcircuit.”
Als band kun je er volgens Koen maar beter vroeg bij zijn. “Bands die op grote festivals willen spelen, moeten ervoor zorgen dat ze al in september opvallen. Vanaf dan zijn de programmators weer volop aan het rondsnuffelen. We krijgen ook veel aanvragen binnen van de bands zelf, dat apprecieren we enorm. Soms puilt de mailbox echter zo uit, dat we niet de tijd hebben om iedere band te gaan beluisteren. Op zo’n moment wordt de opstelling van de aanvraag belangrijk: een organisator heeft geen nood aan ellenlange brieven waarom je zo graag op het festival wil spelen. Een korte informatieve email is veel efficiënter: waar treedt de band zoal op? Speelt de band onder een label? Komt er een nieuw album uit? Waar kunnen we rechtstreeks luisteren? Daarom houden we zo van de mails van boekingskantoren, zij weten van aanpakken en sturen heel gestructureerd.”

Rockconcours
“Ook finaleplaatsen op wedstrijden voor popmuziek zijn de plek bij uitstek om op te vallen voor een organisator. Concours als Humo’s Rockrally en Limbomania hebben al een hoop beginnende bands groot gemaakt: kijk maar naar Noordkaap, Das Pop, Novastar, The Van Jets, The Black Box Revelation. Maar ook overwinningen op lokalere wedstrijden worden nauwlettend in de gaten gehouden. Een band is tegenwoordig bijna verplicht om mee te doen aan zulke wedstrijden. Er gaat immers veel media-aandacht mee gepaard en dat is goed voor de naambekendheid van de band.”

Boeking
Als de selectie bekend is, moet er gecommuniceerd worden tussen organisatie en de bands. Er wordt een contract opgesteld en een prijs bepaald. Maar hoe weet je nu wat je als band waard bent en hoe bepaal je de boekingsprijs? Koen: “Een band met een boekingskantoor heeft het gemakkelijk. Hun marktwaarde wordt door de agent bepaald. Voor een band die er alleen voor staat, is het soms wat moeilijker inschatten, maar een organisatie heeft natuurlijk ook niet alle geld van de wereld. Daarom gaan wij uit van het principe dat de prijs afhangt van de geboden meerwaarde. Als beginnende band kunnen spelen op een festival als Springtime, is veel belangrijker dan de financiële kant van het plaatje. De speelkans die wij ze bieden, moeten ze met beide handen grijpen. Een band die groot genoeg is om een meerwaarde te bieden aan het festival belandt vanzelf wel bij een goed boekingskantoor. Een kleinere band die onze kanalen nog moet zien als een kans, zal tevreden moeten zijn met een onkostenvergoeding. Voor hen is de naambekendheid en de plaats op de affi ches veel interessanter.”
Binnen VZW Springtime moet natuurlijk alles op papier. Daarom zijn contracten immens belangrijk. “Kleinere bands hebben natuurlijk zelden ervaring met echte contracten, maar ook daar moeten wij beide partijen zekerheid gunnen. De simpelste geschreven overeenkomst met een handtekening kan volstaan, maar je weet nooit wat er fout kan lopen. Stel dat de band niet komt opdagen of wij als organisatie onze beloftes niet kunnen nakomen. Voor zulke dingen biedt een contract je zekerheid. Daarom is een samenwerking met een boekingskantoor toch wel aan te raden: zij hebben goede contracten voorhanden en zijn verplicht te zorgen voor last-minute oplossingen of vervangers indien er dingen foutlopen.”

Persmap
Als een band geboekt wordt, is het belangrijk dat de organisatie onmiddellijk in het bezit kan zijn van een mooie biografie, fotomateriaal, video’s en links naar websites. Deze worden immers meteen verwerkt in de mediacampagne van het festival. Een band zou eigenlijk altijd een ‘persmapje’ moeten hebben waarin alle informatie en beeldmateriaal van de groep gebundeld is. Tegenwoordig kan dit perfect met een zelfgemaakte DVD of een USB-stick. Zorg dat alle informatie foutloos is en enigszins professioneel oogt, dit komt je band alleen maar ten goede!

DSCF1736

Praktische voorbereiding
Wanneer de deal rond is, wordt de praktische kant van de zaak bekeken. Koen Eykens van het Belgische Springtime Festival: “De mainstage wordt steeds opgesteld aan de hand van de belangrijkste technische rider, dus die van de hoofdact. Soms komen er plannen binnen die in onze context niet haalbaar zijn. Dan gaan de verantwoordelijke technici van de bands en organisatie samen zitten en wordt er in onderling overleg een nieuw plan opgesteld. Grote bands zijn contractueel verplicht om hun eigen licht- en geluidstechnici mee te nemen. Kleinere bands hebben de mogelijkheid om onze technicus te laten mixen, maar ook daar prefereren we een eigen crew.”
De ‘hospitality rider’ is het document dat de organisatie laat weten aan welke andere eisen er moet worden voldaan. “Het is voor ons zeer belangrijk om deze op tijd te krijgen. We nemen deze dan door en kijken wat er mogelijk is. Als wij aan bepaalde wensen niet kunnen voldoen, worden er aanpassingen voorgesteld. Zo wordt er onderhandeld tot er een redelijke hospitality rider ontstaat. Dit moet wel, want na akkoord zijn wij als organisatie verplicht om ons daar aan te houden. Zo was er enkele edities terug een bandlid dat een wodka-orange eiste, een kwartier voor het optreden. De band zou niet spelen als zijn wens niet werd vervuld. Op zo’n moment is het stressen, dat kan ik je verzekeren. Onze ‘shit-ploeg’ (het team dat on-site alle problemen oplost tijdens het festival) is er toen last-minute nog in geslaagd om zo’n drankje te bemachtigen.”

Soundcheck
Tijdens festival is een precieze naleving van het schema belangrijk. Koen Eykens: “Voor elke band wordt er exact vastgelegd hoe laat ze aanwezig moeten zijn, wanneer ze moeten opstellen en hoelang de soundcheck is. Daarom is het ook belangrijk dat de bandleden samen aankomen, anders ontstaat er te veel verwarring. De bands zijn voor een groot deel zelf verantwoordelijk hoe vlot alles kan verlopen. Ze stellen de drums en instrumenten al backstage op, want gemiddeld is er slechts een halfuur voor de complete changeover en soundcheck. Als er een band langer soundcheckt dan voorzien, dan wordt hun show simpelweg ingekort. Aan beginnende bands raden we ook steeds aan om hun materiaal goed te controleren voordat ze gaan spelen. Het is geen pretje om op het allerlaatste moment nog een vervanginginstrument te gaan zoeken.’ Na de show wordt er meteen geëvalueerd. ‘Het is heel belangrijk dat de band zelf tevreden is met hun prestatie en onze organisatie. We proberen achteraf altijd nog feedback te krijgen via de boekingskantoren, zodat we eventuele fouten kunnen aanpakken in de toekomst.’

 

Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn5Email to someone

Geschreven door

Jimmy Schepers, redacteur Bandcoach Magazine

Reacties (0)

Kennispartners

knowledge partners